سكرتارية وأعمال مكتبية

وظائف سكرتارية وأعمال مكتبية في الكويت

تعتبر وظائف سكرتارية وأعمال مكتبية في الكويت من الوظائف الأكثر طلبًا نظرًا لتنوع مؤسسات الدولة والشركات التي تحتاج إلى هذه الوظيفة كوظيفة أساسية في كل الأقسام.

حيث قد يتواجد بالشركة أو المؤسسة الواحدة أكثر منوظيفة سكرتارية خاصةً للمديرين وأعضاء مجلس الإدارة وغيرها من الأقسام الموجودة في الشركة.

ويجب على من يبحث عن وظيفة في هذا المجال أن يكون لديه المؤهلات والمهارات التي تُخوله للعمل بها وتساعده على القيام بمهامه على أكمل وجه ودون تقصير.

وحتى تتعرف على المهام المطلوبة من السكرتير وموظف الأعمال المكتبية يمكنك متابعة السطور القادمة في هذا المقال حيث سنتناول كافة التفاصيل عنه ونوضح كيفية الحصول على فرصة عمل في الكويت في هذا المجال بسهولة.

اهم اعمال السكرتارية – الوصف الوظيفي والمهام المطلوبة

وظيفة السكرتير تعد من أهم الوظائف في المؤسسات الناجحة حيث يكون عليه القيام بدور هام ومحوري في تنظيم سير العمل اليومي وضمان فعالية التواصل بين الأقسام والمديرين، كما يكون مطلوب منه اتظيم الملفات والمستندات الخاصة بالعمل اليومي.

وذلك إلى جانب دوره المحوري في تنسيق الاجتماعات وتدوين الملاحظات الخاصة بها وأيضًا إعداد التقارير اليومية ومتابعتها مما يعزز الانضباط الإداري ويساعد على رفع كفاءة الأداء بداخل المؤسسة.

وبالطبع، تقوم بعض المؤسسات والشركات بتعيين أكثر من موظف لكل مهمة من هذه المهمات حتى تضمن سير العمل بشكل أفضل، ولكن هذا يكون عادةً في الشركات الكبيرة التي يزداد بها حجم الأعمال، أما في المؤؤسسات الصغيرة قد يقع عاتق كل هذه الأعمال على شخص واحد.

وبشكل عام، يمكنك التعرف على المهام المطلوبة في وظيفة السكرتارية من خلال التالي:

الإلمام بأساسيات إدارة الأعمال

في الكثير من الأحيان يكون على السكرتير الإلمام بأساسيات إدارة الأعمال والتي تتيح له فهم المهام الإدارية وكيفية تنظيم الوقت لتسهيل بيئة العمل والحصول منها على أعلى أداء.

كما قد يطلب من السكرتير فهم الهياكل الإدارية للشركة وإدارة الموارد البشرية وتحقيق الاتصال الفعال بين الموظفين خاصةً الذين يتعاملون بشكل مباشر مع مديرين الأقسام ورؤساء الشركة.

وإلى جانب ذلك، يجب على السكرتير معرفة كيفية إعداد التقارير ومتابعة القرارات الصادرة من قبل أولي الأمر وأيضًا حفظ ملفات العمل وإعداد الميزانيات البسيطة الخاصة بالمؤسسة.

اقرأ أيضًا - وظائف شاغرة في الكويت

القدرة على التنظيم الإداري

مهما التنظيم الإداري المطلوبة من موظفي السكرتارية تساعد على تنظيم بيئة العمل وإدارة الوقت بشكل فعال يزيد من الكفاءة والإنتاجية.

حيث يكون مطلوب من السكرتير أن يكون لديه القدرة على ترتيب وتنسيق المهام الإدارية اليومية وتنظيم الجداول الزمنية ومتابعة المواعيد والحرص على الحفاظ على النظام داخل المكتب.

كما يكون عليه إدارة المستندات وتنسيق الملفات بشكل منظم لتسهيل عملية الوصول لها عند الحاجة في وقت قصير.

بالإضافة إلى ذلك، من مهام التنظيم الإداري أيضًا تنسيق المحاضرات وتدوين الملاحظات الخاصة بها مع متابعة حضور المحاضرين والمتدربين وأيضًا تنظيم التواصل بين الأقسام المختلفة.

إعداد التقارير والملخصات

تعتبر مسئولية إعداد التقارير والملخصات مهمة أساسية للسكرتير والتي يجب أن يقوم بها بمهارة عالية حتى يساعد في توصيل المعلومات الهامة لأعضاء الفريق بشكل فعال.

الأمر الذي يساعد في تقدم العمل وتحسين تقييم الأداء والنتائج المرجوة من المشاريع الخاصة بالعمل.

حيث يعتمد الحصول على تقارير صحيحة ودقيقة على البيانات والمعلومات الموجودة بها والتي يجب أن يقوم السكرتير بتنظيمها بشكل يسهل قرائتها والحصول على المعلومات الهامة منها.

كما يجب عليه إعداد ملخصات المراجعات الأسبوعية والشهرية لأنشطة الشركة المختلفة الخاصة بالقسم الذي يعمل به لتسهيل متابعة سير العمل.

وكذلك، عمل ثائق مختصرة تحتوي على النقاط والمعلومات الهامة في التقارير والاجتماعات من خلال تجميع النقاط الأساسية بها بشكل موجز وواضح لتوفير الوقت.

اقرأ أيضًا – وظائف الموارد البشرية في الكويت

أنواع وظائف سكرتارية في الكويت​

تتنوع وظائف السكرتارية في الكويت لتشمل العديد من التخصصات التي عادةً ما تتوفر في الشركات والمؤؤسات الكبيرة لتشمل عدة موظفين ولا تكون متوقفة على شخصٍ واحد.

حيث تشمل وظائف السكرتارية في هذه المؤسسات الكبيرة وظائف مثل سكرتير عادي وسكرتير تنفيذي ومساعد إداري.

والذي تختلف المهام المطلوبة من كلٍ منهم وكذلك يختلف المستوى الوظيفي بناءً على الخبرة والمؤهلات الحاصل عليها.

خاصةً أن مثل الشركات التي يتوفر لها أكثر من دور للسكرتارية تتطلب مهام الوظيفة بها الإلمام ببعض المسئوليات الكبيرة التي تتناسب مع طبيعة نشاط الشركة والعمل بها.

ويمكنك العثور على هذه الوظائف في الوزارات والشركات الخاصة والعامة، وأيضًا في المدارس ومستشفيات الكويت وغيرها من المؤسسات، وجميعها يمكن الوصول لها بسهولة عبر منصة الوسيط نت.

وبشكلٍ عام، من أنواع الوظائف التي يمكن أن تتفرع من قسم وظائف السكرتارية والأعمال المكتبية في الكويت، التالي:

وظيفة مساعد إداري في الكويت

وظيفة المساعد الإداري تعتبر دور رئيسي في الكثير من المؤسسات والشركات في الكويت والتي يتولى فيها الموظف مسئولية تنسيق العمل بين الأقسام المختلفة وتنظيم الجدول الزمني للمديرين وفريق العمل.

ومن مهامه الرئيسية أن يقوم بتنسيق الاجتماعات وتحديد مواعيدها وإبلاغها لجميع الأطراف، كما يجب عليه إدارة الوثائق من خلال تحضيرها وتنسيقها.

ويمكن أن تشتمل مهام المساعد الإداري على الرد على المكالمات الهاتفية واستقبال وإرسال رسائل البريد الإلكتروني وأيضًا إعداد تقارير دورية بها مع تدوين ملاحظات وملخصات للاجتماعات التي يتم إبرامها.

وأيضًا يجب عليه تنسيق معلومات وتفاصيل لاسفريات الخاصة بالموظفين والمديرين في القسم الذي يعمل به وإدارة حجوزات الفنادق والطيران.

اقرأ أيضًا – وظائف إدارة الأعمال في الكويت

وظائف سكرتير تنفيذي في الكويت

وظيفة السكرتير التنفيذي تكون من الوظائف الإدارة الهامة التي يجب أن يتحلى العاملين بها بمهارات تنظيمية وإدارية عليا، حيث يعد بمثابة اليد اليمنى للمديرين التنفيذيين وكبار المسئولين بالشركات والمؤسسات العريقة.

والذي يكون مطلوب منهم القيام ببعض الأعمال المكتبية وإدارة الأعمال والعلاقات الداخلية والخارجية للشركة مما يساهم في تعزيز سير العمل بأعلى كفاءة.

ومن المهام الرئيسي المطلوبة في هذا الدور أن يكون السكرتير التنفيذي لديه القدرة على إدارة الوقت وإدارة الجدول الزمني للمدير التنفيذي وتنسيق الاجتماعات والمراسلات وإعداد التقارير والعروض التقديمية.

كما يجب أن يكون على قدرة كافية بالتعامل مع الضيوف والعملاء والموردين والترحيب بهم واستقبالهم بشكل لائق.

وظيفة سكرتير عام

تعتبر هذه الوظيفة من الوظائف الأساسية في جميع الهيئات والمؤسسات الكبيرة ولاصغيرة، والذي يكون مطلوب منه القيام بالعمل المباشر مع الإدارات العليا ليكون همزة الوصل بينها وبين كافة أقسام الشركة الأخرى.

ومن مهامه الرئيسية إدارة الأنشطة اليومية وتنسيق الأعمال الإدارية من تنظيم اجتماعات وتنفيذ قرارات المديرين وغيرها من الأساسيات التي يتطلبها سير العمل.

كما يكون مسئول عن إعداد التقارير والمراسلات وصياغتها بشكل احترافي يُبرز أهم النقاط الرئيسية بها.

هذا بالإضافة إلى دوره الرئيسي في دعم قرارات الإدارة العليا من خلال متابعة قراراتهم ومتابعة تنفيذها على أكمل وجه في الوقت المحدد، وأيضًا تنظيم المؤتمرات والفعاليات التي تحددها الشركة.

كما يجب على السكرتير العام أن يتولى مسئولية إدارة العلاقات العامة بداخل المؤسسة والتي تتضمن في كثير من الأحيان الترحيب بالضيوف والمستثمرين وأيٍ من الأطراف الخارجية التي تحضر إلى الشركة لمقابلة المديرين.

موظف استقبال في الكويت

يعد موظفي الاستقبال هم واجهة الشركة ونقطة الاتصال الأولى بها، حيث يكون له دور رئيسي في التعامل مع الزوار والعملاء واستقبالهم.

وتتضمن المهام الرئيسية المطلوبة من العاملين في وظائف الاستقبال في الكويت استقبال الزوار وإدارة المكالمات الهاتفية وتنظيم المواعيد وأيضًا إعداد تقارير خاصة بمن قام بزيارة الشركة وسبب الزيارة ووقت الحضور والانصراف.

اقرأ أيضًا – وظائف محاسبة ومالية في الكويت

الأسئلة الشائعة عن وظائف سكرتارية وأعمال مكتبية في الكويت

هل تختلف وظيفة سكرتارية تنفيذية عن السكرتارية العادية؟

نعم، يكون لموظف السكرتير التنفيذي مهام مختلفة عن السكرتير العادي، من حيث نوعية المهام المطلوبة منه وحجم المسئوليات التي تقع على عاتقه وكذلك طبيعة عمله اليومي.

ما هي مهام قسم السكرتارية؟

من المهام الأساسية لوظائف السكرتارية بالكويت تنظيم الاجتماعات وأداء المهام المكتبية وتنظيم الملفات والمستندات واستقبال رسائل المديرين والفاكسات والاتصالات الخاصة بهم، وغيرها من الأمور المشابهة.

ما هو متوسط رواتب السكرتارية في الكويت؟

تتراوح رواتب السكرتارية في الكويت بين 250 دينار كويتي وقد تصل إلى 650 دينار كويتي وتتوقف على حسب سنوات الخبرة والمهام المطلوبة وطبيعة العمل.